上次说到电子文档系统的技术评价，目的是为了确保系统和软件能够实现预期的功能，并且能够稳定、可靠的运行。现在，我们来到了最后一章——通过质量管理体系，保障电子文档系统的有效运行。Qgt检测VBA
我们知道，电子文档系统，本质上就是机构实施文件管理的一项工具。而文件管理属于质量管理体系。因此，电子文档系统，必须纳入质量管理体系的监督和管理。Qgt检测VBA
很多人的观念中，将质量管理体系视为一种传统的、老式的管理理念。很多机构在应用信息化技术时，选择旁路机构的管理体系。殊不知，这样做犯了管理工作的大忌——失控。想一想，我们为什么要采用电子文档系统?不就是追求在保证工作流程合规的同时，提高工作效率吗?可如果我们都不去监督和管控它，如何确保它不会偏离我们预设的目标，并且能持续满足我们的要求?Qgt检测VBA
我们正在经历一个充满了变革的时代，在工作的方法不断革新的同时，我们的管理的方式也要与时俱进，才能适应新科技和新形势。Qgt检测VBA
那么，如何在质量管理体系中有效地管好电子文档系统呢?我们从以下三个方面着手：Qgt检测VBA
监督与检查;Qgt检测VBA
审核与评审;Qgt检测VBA
持续改进。Qgt检测VBA
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监督与检查Qgt检测VBA
这是一项日常的工作，与检验检测、设备管理、采购、分包、培训等工作一样，电子文档系统中的工作，也必须受到监督和检查。Qgt检测VBA
说到监督检查工作，我们就要思考：监督谁?监督什么?监督工作的直接对象，是行为和过程。监督谁的行为?人才有行为，因此监督的对象其实就是人。那么，监督什么过程呢?电子文档系统属于文件管理工作，因此被监督的过程其实是整个文件管理工作的过程。Qgt检测VBA
那么，具体该怎么执行呢?Qgt检测VBA
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建立质量监督计划方面Qgt检测VBA
文件管理工作应当被纳入质量监督计划。很多机构的监督工作只针对检验检测人员和工作来开展。这样做无法保障整个质量管理体系的顺利运行。很多管理工作也要纳入进来，例如：文件管理、设备管理、采购、分包、培训等等。通常情况下，一年以内，对文件管理工作实施一次监督就可以了。当然，机构可以根据实际情况(例如：机构规模、工作量、风险等)来调整频率。Qgt检测VBA
此外，对文件管理工作的监督，应该覆盖哪些人员呢?那就要看在现行的体系下，哪些人参与到了文件管理工作中来。例如：参与文件编写、审核、发布的检测技术人员、管理人员、技术负责人、质量负责人等;参与文件发放、回收、归档的档案管理员;还有哪些持有文件、使用文件的人员，都应当考虑进来。Qgt检测VBA
因此，文件管理工作的监督检查项目，至少有这些：Qgt检测VBA
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这是我们检测VBA为大家提供的“质量监督记录”样板，大家可以参考(在我们的“检验检测质量管理体系”的课程资料中可以下载到)。其中标注了“☆”的检查项适合于电子文档系统，当然了，不同公司的电子文档系统的功能会有不同，上面的检查项在具体应用的时候可能需要调整。Qgt检测VBA
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审核与评审Qgt检测VBA
这意味着我们应把电子文档系统纳入管理体系的内部审核、管理评审和风险控制等活动。不同于日常的监督检查工作，内审、管评和风控工作意味着我们要从多角度、深层次地去审视文件管理工作。Qgt检测VBA
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内部审核Qgt检测VBA
内部审核是机构对质量管理体系有没有实施而进行的自我检查。那么，对于文件管理工作(尤其是应用了电子文档系统的)，内部审核应检查这几方面的工作：Qgt检测VBA
现有的文件管理程序中有关文件的编制、审核、批准、标识、发放、保管、变更和废止等过程的规定，与电子文档系统内置的流程是否一致?Qgt检测VBA
文件的版面(排版)、标识(编号)、版本、有效性等外观和标识，是否与现行管理体系的要求一致?Qgt检测VBA
是否有纸质的受控文件的发放和回收记录?是否符合现行程序和制度的规定?Qgt检测VBA
是否有纸质非受控文件的发放记录?是否符合现行程序和制度的规定?Qgt检测VBA
是否有作废文件的留存和使用?是否经过了审批?Qgt检测VBA
是否有文件的阅览、编写、审核、批准、修订、废止的权限规定?电子文档系统中的设置是否符合现行程序和制度的规定?Qgt检测VBA
是否有纸质文件和电子文档的储存方式和要求?是否有利于文件的保存、索引?是否采取措施防止文件的丢失、损坏、篡改?Qgt检测VBA
是否保存有文件的制定、修订、废止记录，及其审核与批准记录?是否与现行文件的数量匹配?Qgt检测VBA
是否定期审查文件内容的正确性?是否及时修订有问题的文件?Qgt检测VBA
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管理评审Qgt检测VBA
管理评审是机构对自己的管理体系、方针、目标是否适宜进行的审查。那么，电子文档系统作为实施文件管理的工具，同样要纳入到管理评审的工作范畴中来，其中涉及电子文档系统的评审项目通常有：Qgt检测VBA
(依据内部审核信息)机构文件管理程序和制度的执行和落实情况如何?对程序和制度的不符合/偏离主要集中在哪些方面?Qgt检测VBA
(根据内部人员的反馈)文件管理流程是否合理?是否有利于保障文件内容的充分性、适宜性?有哪些不便捷的地方?有哪些不合理的规则和流程?有哪些改进的建议?Qgt检测VBA
(依据上位法规、标准规范等)现行文件管理的程序和制度是否还能继续满足法律法规和标准规范的要求?是否存在不能满足法律法规和标准规范之处?Qgt检测VBA
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风险控制Qgt检测VBA
现行的标准规范要求我们在质量管理体系中采取风险控制的思维。也就是要求我们要时刻保持审慎的态度来对待工作中的那些还没发生的问题，对那些潜在的隐患，采取有效的措施来防范，从而防止或降低潜在问题所造成的损失。那么，针对电子文档系统，我们要从哪些方面来分析和识别风险呢?这里我们也为大家列举了几个例子：Qgt检测VBA
意外状况导致的系统运行风险，如：停电、网络故障、通信故障、硬件故障等造成的问题;系统和服务的维护人员操作不当引起的问题;Qgt检测VBA
安全性风险，如：遭受外部黑客攻击;遭到病毒程序的感染和破坏;Qgt检测VBA
流程和规则设置不合理引起的风险，如：没有针对不同的文件，设置合适的编写人、审核人限制规则，从而使得文件内容质量不佳;Qgt检测VBA
部分人员权限过大而暗含的风险，如：拥有超级管理员权限的人数过多;利用权限可以绕开系统预设的规则和流程，直接接触和操作底层数据和资源;将超级管理员权限用于日常的工作;Qgt检测VBA
可能的人为破坏，如：系统的记录功能缺失，无法追溯到谁在操作系统;Qgt检测VBA
系统软件的BUG所引起的风险，如：使用户获取错误的文件;文件发布流程使得上传的文件损坏;系统存在漏洞使得用户意外接触到权限范围以外的文件;系统存在漏洞使得用户绕过规则和流程直接修改文件等等;Qgt检测VBA
上述三项工作是对文件管理工作的“回头看”，从管理的方法、理念上对电子文档系统进行审视，及时发现问题，解决问题，并防范潜在的问题。Qgt检测VBA
内部审核是对“过去”，看我们有没有落实体系的要求，执行程序和制度的规定，执行的程度到哪里，有哪些做的不到位的地方?Qgt检测VBA
管理评审是对“现在”，看看我们设立的方针、目标、策略是否适合;我们设计的制度、流程、规则是否合理;有没有哪里需要调整的，需要改进的?Qgt检测VBA
风险识别是对“未来”，即使现在没有问题，我们也要居安思危，有没有哪些可能存在的隐患?有没有别人栽过跟头的前车之鉴?Qgt检测VBA
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持续改进Qgt检测VBA
最后一点，电子文档系统建立以后，不是一成不变的。我们要用发展的眼光来对待这个系统软件。要充分利用质量管理体系的P(计划)、D(执行)、C(检查)、A(实施)循环，来持续改进电子文档的管理工作。说到这里，肯定又有小伙伴要担心了：如果说电子文档系统要持续改进?那就是要经常升级咯?那估计又是一笔不菲的开销了吧?Qgt检测VBA
其实不然!电子文档系统只是文件管理工作中的一个环节而已。当我们说要对这个管理工作持续改进的时候，要将审视的眼光覆盖到文件管理这项工作的每一个环节，包括：参与人员、设备设施、流程规则等等。对应管理体系的5M1E要素中的“人”、“机”、“法”。这是文件管理工作种最重要的三个环节。Qgt检测VBA
参与人员：文件管理工作参与人员的意识、人员的技能水平、人员的权限设置等方面有哪些需要改进的地方?Qgt检测VBA
设备设施：文件管理工作的设备工具：系统硬件的性能配置(尤其是安全性、可靠性方面)是否满足当前的需求，是否需要升级?访问电子文档系统的用户端是否需要改进和升级，从而提高工作效率和体验感;Qgt检测VBA
流程规则：文件管理工作的制度、持续是否需要更新?电子文档系统种预设的流程、规则是否需要升级?Qgt检测VBA
小结Qgt检测VBA
以上就是为了确保电子文档系统能够持续满足我们对文件管理工作的要求，如何将电子文档系统纳入质量管理体系的运行框架下，通过质量管理体系的监督和管控，电子文档系统才能规范文件管理工作，提高文件管理的效率的工作要求概述。我们再来回顾一下电子文档系统布署和实施工作的三大板块：Qgt检测VBA
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建立程序和制度Qgt检测VBA
合法身份：明确电子文档系统的有效性和适用范围Qgt检测VBA
流程规则：规定文件管理各项工作(制订、修订、废止等)的流程和规则Qgt检测VBA
人员权限：确定电子文档系统中各流程环节的执行人的职责和权限Qgt检测VBA
管理职责：指定一个对电子文档系统的运行负责的部门Qgt检测VBA
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文件系统技术评价Qgt检测VBA
合规性：电子文档系统的流程、规则是否符合质量体系的要求Qgt检测VBA
可靠性：电子文档系统的数据安全，不损坏Qgt检测VBA
保障性：电子文档系统的放破坏和篡改的措施Qgt检测VBA
完整性：电子文档系统的历史数据和记录保存完整Qgt检测VBA
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基于管理体系的监督和提升Qgt检测VBA
日常运行：质量监督与例行检查Qgt检测VBA
体系审查：内部审核、管理评审、风险管控Qgt检测VBA
管理提升：持续改进Qgt检测VBA
再谈一谈：对电子文档系统的常见观念误区Qgt检测VBA
大家可以看出，无论是日常的监督检查;还是深层次的内审、管评和风控;还是持续改进，我们工作的着力点其实是在“文件管理”这项工作上的，而不是针对“电子文档系统”。虽然电子化、信息化的管理系统早已不是新生事物，但依然存在一些误区：Qgt检测VBA
过度重视“电子文档系统”而忽略了与之配套的资源保障：Qgt检测VBA
电子文档系统是一个工具，在质量管理的5M1E要素中，属于“机”即设备。电子文档系统要实施好，与之配套的制度、流程、人员、培训、设施等资源的投入和保障是少不了的。例如有的单位，在实施了电子文档系统以后，就以为万事大吉了。结果造成了这样的局面：相关的制度和程序都没有更改;电子文档系统所需的人员配置还没有到位;很多人员都还没有掌握系统软件的工作流程等等，结果导致电子文档系统很久都没有正常的运行，不是这儿出问题就是那儿有毛病。这就是过度重视电子文档系统，认为依靠一个系统就能解决所有的问题。Qgt检测VBA
带着有色眼镜看待“电子文档系统”，不信任信息化系统：Qgt检测VBA
任何工具、方法都存在固有的问题，电子化的管理系统也不例外。但我们不能因为有问题而彻底放弃它，正如我们不会因噎而废食一样。总体来讲，电子化的管理系统是高效地、稳定的;而系统软件的不稳定性、数据的完整性和安全性，又是可以通过技术手段和管理措施来解决的。仅凭个人主观的偏好而对电子文档系统保有成见，这也是不对的。Qgt检测VBA
以上这两种误区，其实就是走了两个极端。本质上来讲，还是没有用正确的管理观念来看待电子文档系统。Qgt检测VBA
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电子文档系统是文件管理工作的一部分，也是质量管理体系的一部分Qgt检测VBA
如上图所示电子文档系统是我们开展文件管理的工具，它不能也无法取代整个文件管理工作。电子文档系统内置的功能、流程、规则、信息、记录要符合文件管理的基本原则和要求;不能突破质量管理体系的底线。正如，文件管理工作是质量管理体系框架下的众多工作项目之一，文件管理工作也要服从整个质量管理体系的框架和布局;要配合其他的技术管理、行政管理工作。确保整个机构的生产、经营、管理工作顺利、协调地开展。Qgt检测VBA
电子文档系统的优越性Qgt检测VBA
我们为什么要采用电子文档系统?一个新的工具，必须能够给我们带来便利，才值得我们投入资金和人力去建立这个系统。下面，我们来为大家分析电子文档系统的便捷性：Qgt检测VBA
1、提高工作效率Qgt检测VBA
文件的审批流程：文件的编写、审核、批准，包括修订、作废流程全部在线上执行，相比传统的纸质文件，人工传递，线上的流程自动流转，速度更快;Qgt检测VBA
文件的查询、阅览：相比纸质文件，线上的搜索文件、浏览文件更加快速和便捷;Qgt检测VBA
2、保障工作质量Qgt检测VBA
文件的审批流程：当系统中预设了文件的制定、修订和作废工作流程，工作人员只须也只能按照系统的流程节点来执行工作，在系统的控制下，不会存在遗漏和错误的情形;Qgt检测VBA
文件的受控：在系统中搜索和阅览文件，默认只能得到最新有效版本;避免误用和错用失效的文件;文件修订流程完成以后，旧版文件自动下架，新版文件取而代之，可以让内部人员在第一时间得到最新版的文件;Qgt检测VBA
文件的权限管理：需要时，我们可以对不同的工作人员设置不同的权限：哪些人能够阅览哪些文件?哪些人有权查看旧版和作废的文件?哪些人有权下载文件?哪些人可以开启文件的编写、修改和作废流程?哪些人可以审核文件?哪些人可以批准文件等等。权限一旦设定，所有人员都在既定的权限范围内工作，无需担心越权的问题。Qgt检测VBA
3、节约资源Qgt检测VBA
无纸化办公：电子文档最大的优势在于可以实现无纸化办公，文件的编写、修改、阅览全部都在线上解决。同时，只要相关的外部机构支持，一些对外发送的文件也能实现无纸化。彻底摒弃纸质文件的管理;Qgt检测VBA
节省人力：只要能够实现机构内部的无纸化办公，传统工作模式下需要的文档管理员的工作就能够大大减轻。大型机构的档案室可以减少档案管理员的配置;小型机构可以直接任命兼职的档案管理员。Qgt检测VBA
有了上面三种便捷性优势，电子文档系统可以说是一种可以显著提高文件管理工作效率和效果的工具。信息化、无纸化的办公是未来的发展趋势。我们应当拥抱这项新技术，助理机构的经营，跟上时代的发展。Qgt检测VBA
好了!到这里，我们对电子文档系统的整体工作就讲完了。希望借助于这三篇文章，让大家对电子文档系统能够建立起更完整、客观、准确的认识，特别是当机构决定采用电子文档系统时，本文能够帮助他们高效、快捷地建立起符合质量管理体系原则的电子系统，甚至推而广之，在引入其他的电子化信息系统时，也能正确地处理“新建系统”与“原有体系”之间的关系，搞好过渡期间的工作，将资源精准地投入到能够顺利解决问题的地方，减少不必要的问题和损失。Qgt检测VBA
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